Tickelia transforma digitalmente la legalización de gastos en Colombia

Colombia

Según un estudio elaborado por Tickelia, las empresas colombianas pierden aproximadamente 608,000 millones de pesos al año debido a ineficiencias en la gestión de gastos. Además, muchas compañías aún requieren que sus empleados desembolsen dinero de su propio bolsillo para cubrir gastos corporativos, lo que no solo afecta la liquidez personal del trabajador, sino que genera malestar y retrasos en los reembolsos, que en promedio pueden tardar entre 15 y 30 días. Esta situación, sumada a errores en la conciliación de gastos y la falta de control en tiempo real, impacta directamente en la productividad y la rentabilidad empresarial.

Los errores humanos y la falta de visibilidad en la legalización de gastos afectan a varios departamentos de cada empresa, no solo al área financiera. No digitalizar este proceso genera retrasos, errores y una carga administrativa innecesaria. Implementar Tickelia, solución de legalización de gastos y viajes de empresa, permite ahorrar hasta un 75% del tiempo administrativo dedicado a la gestión de gastos, lo que ofrece un retorno de inversión desde los primeros meses. Además, la automatización centraliza el control, mejora la visibilidad en tiempo real y elimina el uso de papel, optimizando la eficiencia operativa y la satisfacción del personal.

Según el Sistema de Información Científica Redalyc, el uso de tecnologías de la información (TIC) mejora la eficiencia en múltiples áreas de la empresa, reduciendo errores y optimizando procesos clave como logística y recursos humanos, más allá del ámbito financiero. La digitalización de estos procesos reduce costos operativos y aumenta la eficiencia, especialmente en empresas que implementan tecnologías que usan la automatización. Las compañías que no integran soluciones digitales pueden destinar un porcentaje significativo de sus recursos a la administración de gastos, afectando su competitividad y capacidad de innovación. Ante este panorama, es evidente la necesidad de un cambio hacia la digitalización.

Tickelia: Optimización y Control de los Gastos de Empresa

Tickelia, solución efectiva para optimizar la legalización de gastos, beneficia no solo a contabilidad y administración, sino también a los empleados que viajan, a responsables de tecnología y RR.HH. Tickelia, facilita la captura de recibos, agiliza los viajes corporativos y ofrece control en tiempo real sobre gastos, mejorando la toma de decisiones en toda la empresa, además de integrarse con cualquier software ERP o solución.

La legalización de gastos nunca había sido tan fácil: con Tickelia, simplemente se toma una foto de la tirilla y listo, la solución se encarga del resto. La herramienta recibe esta información y, gracias a su avanzada tecnología OCR+ICR (Reconocimiento Óptico de Caracteres), captura los datos necesarios para legalizar los gastos, permitiendo registrar hasta 18 campos con alta fiabilidad, independientemente del idioma y país.

Al registrar los gastos de forma automática y almacenarlos en la nube, los responsables cuentan con un registro más seguro y rápido, lo que facilita la aprobación, el control y la visibilidad de todos los gastos, así como un mayor flujo de procesos. Además, toda esta información se integra fácilmente con el ERP de la empresa.

La misión de Tickelia es clara: liberar a las empresas de las cargas del manejo manual, mejorando la transparencia y el control. A través de su solución, los usuarios pueden registrar gastos de manera eficiente y garantizar que se ajusten a las políticas internas de gastos de cada organización.

Digitalización del Proceso de Legalización de Gastos

La digitalización de la gestión de gastos con Tickelia es un proceso fluido y ágil, que abarca desde la solicitud de anticipos hasta la captura de gastos, permitiendo un registro preciso y sin complicaciones. Tickelia centraliza todos los gastos en un sistema intuitivo, lo que facilita la categorización y el seguimiento. La personalización de flujos de aprobación asegura que se cumplan las políticas de gastos, mientras que los análisis y reportes brindan una visión clara de la situación financiera.

Tickelia es esencial para las empresas al abordar problemas comunes que pueden generar complicaciones, como la gestión involuntaria de gastos duplicados o errores de digitación que pueden resultar en fraudes internos. Al digitalizar el proceso, Tickelia minimiza los errores manuales y detecta duplicados, lo que reduce este tipo de fraude. Además, permite un control total de los desembolsos y asegura el cumplimiento de la política de gastos mediante configuraciones y flujos de aprobación, garantizando la trazabilidad en cada etapa del proceso.

Asimismo, la gestión de cajas menores se simplifica, permitiendo un control preciso y una fácil reconciliación de los fondos, lo que proporciona un control aún mayor sobre los recursos. Muchas empresas que han adoptado estas funcionalidades han experimentado mejoras notables en la transparencia y la eficiencia financiera.

Con operaciones en Europa y LATAM, Tickelia ha ganado la confianza de más de 2.000 clientes de grandes corporaciones de diferentes sectores como Recamier, Dascher, Zener, Volvo o Gasco, entre otros. La plataforma ha demostrado su capacidad para adaptarse a las necesidades específicas de cada cliente, independientemente de su industria.

Un ejemplo es Recamier, compañía multilatina de cosmética capilar y corporal que, desde 2021 utiliza Tickelia para la legalización de sus gastos empresariales. Gracias a esto, han logrado un mayor control y visibilidad de sus gastos, simplificando el proceso de gestión de gastos en un 75%.

Adaptada a la Transformación Digital de la Facturación en Colombia

La facturación electrónica se ha convertido en un tema crucial en el contexto empresarial colombiano, especialmente con las nuevas resoluciones de la DIAN como la Nº 000008 de 2024 y Nº 000165 de 2023. Estas normativas exigen que las empresas se adapten a un sistema de facturación electrónica, promoviendo la transformación digital y un mayor control de gastos.

Tickelia se alinea perfectamente con estos cambios, proporcionando una solución que permite a las empresas conciliar automáticamente las facturas electrónicas de la empresa con el ticket POS digitalizado. Este enfoque no solo ayuda a cumplir con los requisitos legales, sino que también optimiza el proceso administrativo.

Integración de Tickelia con Otras Soluciones

Una de las principales ventajas de Tickelia es su capacidad de integrarse de manera bidireccional con cualquier sistema de gestión empresarial, ya sea un ERP, Software de Nóminas, Recursos Humanos, Tarjetas, Agencias de Viajes, Seguridad o autentificación o Business Intelligence. Esta integración se realiza de manera ágil a través de API o mediante ficheros personalizados como CSV, TXT o Excel, lo que permite maximizar la automatización de procesos. Con esta versatilidad, Tickelia centraliza y sincroniza en tiempo real los datos de los gastos, facilitando la conciliación automática, la gestión de anticipos y el análisis de gastos sin interrumpir los procesos actuales de la empresa.

Adicionalmente, Tickelia cuenta con la certificación de seguridad de la norma ISO 27001 y la certificación de gestión de calidad de la norma ISO 9001.

La digitalización de la gestión de gastos a través de Tickelia no solo mejora la eficiencia y el control en las organizaciones, sino que también contribuye a la reducción de costos operativos. Para las empresas colombianas, y del resto de Latinoamérica, adoptar soluciones como Tickelia es un paso decisivo hacia la modernización y la competitividad en un entorno empresarial cada vez más digital. La transformación que ofrece Tickelia no solo impacta positivamente en los procesos internos, sino que también libera tiempo y recursos para que las empresas se enfoquen en su crecimiento y desarrollo.