¿Qué es el RUB? Conozca quiénes deben presentarlo y cómo hacerlo

En diciembre de 2021, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió una resolución a través de la cual estableció las disposiciones necesarias para combatir prácticas relacionadas con la corrupción.

A través de este documento se creó el Registro Único de Beneficiarios Finales (RUB). Este obliga a todas las personas jurídicas, sociedades, establecimientos permanentes y estructuras sin personería jurídica a declarar la información relacionada con el flujo de sus recursos.

La disposición de esta información por parte de las autoridades permite conocer cuál es la disposición final de los dineros de los contribuyentes.

Así, según la DIAN, se controlan delitos como el lavado de activos, la evasión de impuestos y la financiación del terrorismo.

Según el calendario para el año 2023, hay dos fechas de plazo máximo para la presentación de los documentos solicitados por la entidad.

• Empresas creadas antes del 31 de mayo de 2023: tienen hasta el 31 de julio para presentar sus documentos.
• Empresas creadas después del 1 de junio de 2023: tienen hasta máximo dos meses después de la inscripción de su Registro Único Tributario (RUT).

La presentación del RUB se hace a través de un formulario de la DIAN dispuesto solo para este trámite. Conozca el paso a paso.

¿Qué es un beneficiario final?

Los beneficiarios finales son las personas naturales que tienen el control final de los recursos de las personas jurídicas.

Por ejemplo, en el caso de una asociación dedicada a las actividades artísticas y culturales, los beneficiarios finales son las personas que proveen los productos y servicios necesarios para el desarrollo de sus actividades.

En el caso de los establecimientos, los beneficiarios finales de estos son las personas o empresas de las que se dotan y surten los establecimientos para cumplir con sus actividades comerciales o las relacionadas en su objeto social.

También son beneficiarios finales las personas que reciben el 5% o más de las ganancias obtenidas por una persona jurídica (establecimiento, comercio, empresa, entre otros).

Pueden ser beneficiarios finales las personas que sean representantes legales o directivos de algún tipo de persona jurídica o establecimiento legalmente constituido.

Solo las entidades públicas, así como las embajadas y demás organismos internacionales, no son considerados beneficiarios finales. Por tanto, no deben presentar la información del registro.

¿Qué documentos se deben presentar al RUB?

Los documentos para registrar a los beneficiarios finales solo se pueden cargar a través del formulario dispuesto por la DIAN. Para esto, las personas deben ingresar a muisca.dian.gov.co/WebArquitectura/DefLoginMb.faces.

La DIAN no recibe documentos vía correo electrónico. Tampoco en sus sedes físicas. Toda la información debe ser diligenciada y cargada por los usuarios desde la plataforma virtual. Estos son los documentos que debe tener a la mano, antes de hacer el registro:

• Tipo y número de documento de identidad.
• Número de Identificación Tributaria o RUT, para personas jurídicas. Nombre y código alfanumérico asignado para estructuras sin personería jurídica.
• Nombres y apellidos.
• Datos de ubicación.
• Tener en cuenta los criterios que determinan a un beneficiario final, descritos anteriormente. Por ejemplo, participación en más del 5% de las ganancias.
• Porcentaje de participación del beneficiario final.
• Fecha desde la que es beneficiario final de su persona jurídica o establecimiento.
• En caso de requerir eliminar beneficiarios finales de su registro, la fecha desde la cuál estos dejaron de serlo.

Para el caso de las estructuras sin personería jurídica, tenga a la mano también:

• Información como la fecha de creación o de terminación de su estructura sin personería jurídica.
• El número de identificación de su estructura, que es proporcionado por parte de la DIAN.
• Fecha de inicio o terminación de las labores de administración de la estructura.
• Información de la nueva persona a cargo de la administración de la estructura sin personería jurídica, en caso de que se presente esta situación.

Para facilitar el acceso al sistema de registro de beneficiarios finales, la DIAN dispuso un documento instructivo en el que puede leer el paso a paso y acceder a las plataformas de la entidad a través de los enlaces que le ofrece el documento.

Este instructivo puede ser consultado en www.dian.gov.co/impuestos/RUB/Documents/Paso-a-paso-2687-RUB.pdf

No olive además que para actualizar su Registro Único de beneficiarios Finales debe actualizar de forma previa el RUT de su organización.

Este trámite también se puede hacer de forma virtual. Ya no es necesario que se acerque a una sede física de la entidad.

Recuerde que no cumplir con la entrega de la información requerida por la DIAN, puede dar lugar a sanciones sobre la persona jurídica, establecimiento o sobre las personas naturales a cargo de su administración.