En archivo judicial de Bogotá solo se ubican 3 de cada 10 expedientes

Hace 2 semanas publicamos en Caracol Radio imágenes en las que se evidénciaba un desorden de archivos y documentos en el piso de una bodega en el municipio de Mosquera, que terminó siendo parte del Archivo Central de la Rama Judicial de Bogotá.

Este archivo fue trasladado a finales del 2022 y a comienzos de este 2023, documentos que corresponden a procesos que fueron cerrados y archivados en los juzgados, sin embargo, la situación causó preocupación a miles de personas que han requerido o que a futuro pueden requerir el acceso a estos expedientes.

Caracol Radio pudo establecer que antes de que fuera trasladado este archivo, estaba inventariado y era fácil ubicar al menos el 85 % de los expedientes que se requerían, sin embargo, el presunto desorden en el traslado y almacenamiento de los documentos llevó a que hoy día sólo 3 de cada 10 expedientes se puedan encontrar, afectando procesos que requieren el desactivo de los expedientes como desembargos, el levantamiento de medidas cautelares, personas que pagaron sus condenas, entre otros. Además, con presuntos sobrecostos por más de $3.500 millones de pesos en la contratación.

¿Qué dice Innpacific la compañía que transportó y acomodó los documentos?

La firma Innpacific, encargada de trasladar los documentos y de almacenar una parte de ellos en la bodega de Mosquera, a la que correspondían las imágenes que se conocieron, aseguró en Caracol Radio que son videos del 21 de abril y que la situación fue corregida.

El director comercial de la firma, Carlos Andrés Clavijo afirmó que, “se tomaron reciente después del traslado, es como cuando en su apartamento hace un trasteo, cuando llega el mismo día es obvio que va a encontrar alguna dificultad en la parte del orden, pero rápidamente debía trasladarse bajo los parámetros técnicos en la misma forma que estaban ubicados como dice la norma de gestión documental”.

El contratista Innpacific entregó a Caracol Radio los siguientes videos que muestran los archivos en las estanterías, y que afirman evidencian que se siguieron los protocolos y que actualmente todo está debidamente identificado.

El contrato del transporte de los expedientes tenía una ejecución de 60 días, se empezó desde el 12 de diciembre, por lo que para mediados de febrero debían terminar el proceso, sin embargo, Innpacific afirma que eso es parte normal del proceso, que era un periodo de transición y que lo importante es que el mes pasado terminaron y que ya todo está listo. Se comprometieron a permitir una visita de Caracol Radio el jueves 12 de junio.

¿Por qué no se pueden identificar los expedientes?

Según las fuentes consultadas por Caracol Radio en la Rama Judicial, y la documentación que conocimos sobre las visitas efectuadas, al momento de esta publicación, la dirección seccional de la Rama Judicial en Bogotá no tiene en su poder la bodega, la información, ni los expedientes, tampoco el inventario o mapeo de su ubicación.

Se pudo evidenciar incluso que en las antiguas bodegas se encuentran todavía documentos que no han sido trasladados.

De hecho, por esta situación se inició una actuación administrativa en las que se impusieron sanciones, que están en proceso, no están en firme, pero serían por las omisiones que se habrían cometido al momento de transportar los documentos y porque la bodega no cumpliría con las condiciones estipuladas en el contrato.

Inpacific, que fue también la firma encargada de realizar el transporte de los documentos, dice lo contrario, que se transportó en cajas y lonas según las normas, que la custodia de la Bodega y la documentación está en poder de la Rama Judicial, y que todo está inventariado y organizado según las normas establecidas.

“El material que se sacó de las bodegas iba en los camiones y en las tractomulas sellado totalmente con microfilmación de cada uno de los traslados del punto origen al punto de destino está totalmente garantizado. Se hizo por cada uno de los juzgados y los tribunales, así mismo viene el proceso de acomodación porque cada lona y caja iba marcada. De lo que se trasladó, no hemos tenido hasta el momento 1 sólo documento perdido”, afirmó Clavijo.

Sin embargo, el pasado 21 de abril, cuando se hizo la visita y se filmaron las imágenes, se tenían instaladas 5 estanterías tipo rack, con 12 metros de altura y 6 secciones con una capacidad para 26.000 cajas, es decir el 26 % de lo que se había contratado, por lo que el resto del archivo estaba en el suelo.

Innpacific dice que ya instaló lo que se había estipulado, llevo más de lo que le tocaba según el contrato, que no le han pagado las mensualidades y que incluso el contrato le dio pérdidas.

Existirían sobre costos en los contratos adjudicados

Para los procesos de traslado y almacenamiento en bodegas nuevas de más de 550.000 cajas de expedientes judiciales Caracol Radio pudo establecer que bajo la dirección de Pedro Mestre, no se hizo un solo contrato para el almacenamiento de 535.000 cajas. Se realizaron 4 contratos para el mismo objeto y se dividió el número de cajas, siendo distribuidos entre 3 firmas diferentes.

No se realizó licitación, se hizo contratación directa, pese a que todos los procesos suman cerca de $30.000 millones de pesos. Se hizo además un estudio de mercado diferente para cada contrato, se tomaron diversas cotizaciones, incluso con las mismas firmas, pero con diferentes montos.

Para el contrato de Innpacific se tuvieron en cuenta las cotizaciones de la firma Documentos Inteligentes, a la que se le adjudicaron otros 2 contratos por el mismo objeto, pero con un monto muy superior. Mientras Innpacific cobró 987 por cada caja, Documentos Inteligentes cotiza $2.122 por cada una, más del doble que su competidor.

Documentos Inteligentes alcanzó un contrato que suma 100.000 cajas, por 44 meses, para un total de $9.300 millones de pesos. Sin embargo, se puede observar en las imágenes que para el estudio de mercado en el que compite con Inpacific, presenta un precio de 1.741 por cada caja, quiere decir, que si se hubiera contratado a ese precio, su contrato habría sido por $1.675 millones menos de lo que se firmó.

Todos los contratos sumados para el almacenamiento de 553.000 cajas, dan un resultado de $27.073 millones de pesos, si se hubiese hecho con el proveedor más económico, el proceso costaría $23.492 millones, una diferencia de más de $3.580 millones de pesos.

Innpacific es una sociedad de naturaleza mixta, con participación pública y privada, con lo que el director de la Seccional Bogotá, Pedro Mestre, pudo adjudicar los contratos libremente a esta firma.

De esa sociedad hace parte el municipio de Calima El Darién, el polémico alcalde Martín Alfonso Mejía que se desvistió en una discoteca. Está además el municipio de Dagua, la Fundación Social Santo Domingo de Guzmán y la firma Investech SAS.

Caracol Radio contactó a Pedro Mestre el director que adjudicó los contratos, dijo que por ahora no entregará declaraciones.

En el Secop no se encuentran registros de la supervisión realizada en ninguno de los contratos. Caracol Radio contactó a Niria Guerrero, supervisora designada quien tampoco quiso responder a los cuestionamientos.

Actualmente y según las fuentes consultadas el almacenamiento del archivo central de la Rama Judicial en Bogotá cuesta mensualmente en promedio $190 millones más de lo que se estaba pagando con las bodegas anteriores.