¿Entregó su cédula para una vacante de empleo o un crédito? Esto puede pasar después con sus datos

Conseguir empleo, arrendar un apartamento, abrir una línea celular o solicitar un crédito digital puede requerir la entrega de documentos y datos personales como la cédula, una selfie, extractos bancarios, desprendibles de nómina, referencias e incluso la dirección de residencia.

Sin embargo, una vez termina el trámite, muchas personas desconocen quién conserva esa información, durante cuánto tiempo puede permanecer almacenada o con qué terceros pudo ser compartida.

La situación cobra relevancia ante las cifras de suplantación de identidad. De acuerdo con la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), entre 2022 y mayo de 2026 se registraron 13.983 reclamaciones por suplantación de identidad, de las cuales 11.365 estuvieron relacionadas con el sector de telecomunicaciones.

Además, hasta agosto de 2026, la entidad había iniciado 101 investigaciones por vulneraciones de datos personales e impuesto multas que sumaban $5.157 millones.

La legislación establece que quienes recolectan información personal deben respetar la finalidad para la cual fue entregada, protegerla y limitar su circulación. A esto se suma la Ley 2573 de 2026, promulgada el 19 de mayo, que estableció nuevas obligaciones frente a la suplantación para operadores de telecomunicaciones, entidades financieras o crediticias y comercios que ofrecen productos o servicios a crédito. Su régimen general entrará en vigencia en noviembre.

¿Quién tiene realmente sus datos?

La empresa a la que una persona entrega sus documentos no necesariamente es la única que puede procesarlos. Una inmobiliaria, por ejemplo, puede apoyarse en una aseguradora o en una firma especializada; un empleador puede utilizar un proveedor de validación, mientras que una entidad financiera puede contratar compañías tecnológicas para verificar o almacenar información.

Por esta razón, existen dos figuras que es importante distinguir: los responsables del tratamiento, que deciden para qué se recopila la información y cómo se utiliza, y los encargados, que la procesan por cuenta de los primeros. Conocer esta diferencia permite identificar quién tiene los datos, con qué finalidad los maneja y ante quién pueden ejercerse los derechos relacionados con esa información.

¿Cuándo deben eliminar la información?

No existe un único plazo para conservar una cédula, una selfie o un extracto bancario. El tiempo depende de la finalidad para la cual fueron solicitados y de las obligaciones legales o contractuales aplicables.

Por eso, cuando termina un proceso laboral, de arrendamiento o comercial, el ciudadano puede preguntar qué información continúa almacenada y por qué se conserva, además de solicitar su eliminación cuando ya no exista una razón legal para mantenerla. Si considera que sus datos fueron tratados de manera indebida, primero debe presentar un reclamo ante el responsable o encargado y, una vez agotado ese trámite, puede acudir ante la SIC.

¿Qué puede hacer antes de entregar sus documentos?

Antes de enviar información personal, es recomendable revisar la política de tratamiento de datos y verificar el canal por el que se realizará la entrega. También se puede preguntar si la información será compartida con terceros y conservar una prueba de qué se envió, cuándo y a quién.

También es importante preguntar para qué necesitan cada dato cuando solicitan información adicional. Llevar este registro puede ayudar posteriormente a reconstruir qué ocurrió con los documentos e identificar qué organizaciones tuvieron acceso legítimo a ellos.

El documento también advierte sobre situaciones aparentemente cotidianas. Por ejemplo, si una persona está en la calle y le solicitan llenar una encuesta en la que debe entregar numerosos datos, recomienda desconfiar, pues esa información podría ser vendida o manejada por terceros y eventualmente recibir un uso indebido.

La recomendación final apunta a reducir la cantidad de información que se entrega y mantener control sobre su circulación. Como explica Santiago Montoya, CEO de AUCO: “Recolectar más datos de los necesarios aumenta la exposición”.

En ese sentido, entregar una copia de la cédula o cualquier otro documento para realizar un trámite no significa necesariamente que la información desaparezca una vez finalizado el proceso. Por eso, conocer quién la conserva, para qué la utiliza y cuándo deja de existir una razón para mantenerla puede ser clave para reducir el riesgo de un uso indebido o de suplantación.