DIAN: ¿Quién está obligado a expedir factura electrónica?

Desde hace cerca de ocho años, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, inició la implementación de la facturación electrónica en el país, con el fin de evolucionar el sistema de facturación tradicional.

Desde su implementación, la DIAN ha realizado evoluciones y actualizaciones del sistema de facturación, y a partir de 2019 se convirtió en un documento obligatorio que deben expedir todos los actores económicos que cumplan con las características y requisitos establecidos por la entidad.

¿Qué es la facturación electrónica?

Según información de la DIAN la factura electrónica es la evolución de la factura tradicional que se entrega en formato físico en todos los establecimientos de comercio del país. Este tipo de facturación tiene la misma validez y los mismos efectos legales que la factura física, la única diferencia radica en que se expide y se conserva de manera completamente electrónica.

Igualmente, es un soporte válido de las transacciones de bienes y servicios realizadas por un ciudadano y que puede presentar en el momento de presentar la declaración de renta.

Esta debe ser expedida y entregada al comprador en el momento en el que se realiza la venta del bien o la prestación del servicio. Para el correcto envío de la factura, el comprador debe suministrar su nombre o la razón social, el número de cédula o el NIT y el correo electrónico.

Qué debe tener la factura electrónica

De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario, la factura de venta debe incluir obligatoriamente la siguiente información:

1. Debe estar denominada expresamente como factura de venta.
2. Nombres y apellidos o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
3. Nombres y apellidos o razón social y NIT del comprador, junto con la discriminación del IVA pagado.
4. Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.
5. Fecha de expedición.
6. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
7. Valor total de la operación.
8. Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
9. Debe indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas.

Beneficios de la facturación electrónica

La facturación electrónica tiene distintos beneficios, tanto para el comercio, como para los compradores, estos incluyen:

• El soporte de las transacciones de ventas de bienes o prestación de servicios.
• Facilidad en el almacenamiento y conservación de archivo de las transacciones realizadas.
• Información en tiempo real de las transacciones comerciales y acceso instantáneo.
• Acceso a servicios como declaraciones sugeridas y devoluciones automáticas.
• Agilidad en los trámites con la DIAN.
• Ahorro en costos de papel, mensajería y operatividad.
• Automatización y minimización de procesos manuales.
• Alto nivel de seguridad, muy difícil de falsificar.

¿Quiénes deben expedir factura electrónica?

De acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 0042 de 2020, las personas obligadas a expedir facturación electrónica se clasifican de acuerdo con la actividad económica principal que se encuentre inscrita en el Registro Único Tributario, RUT, y entrarían a ser seleccionados por la DIAN para expedir factura electrónica de venta con validación previa a su expedición.

Estas incluyen:

• Personas jurídicas.
• Responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA), es decir, personas naturales y jurídicas que comercialicen productos o presten servicios gravados.
• Responsables del Impuesto Nacional de Consumo (INC), personas naturales o jurídicas, prestadoras de servicios de restaurante, cafeterías, bares, servicios de telefonía móvil, internet, navegación de datos, automóviles tipo familiar, entre otros, salgo las personas que cumplan la totalidad de las condiciones establecidas para no ser responsables del INC.
• Personas naturales que superen los ingresos brutos de 3.500 UVT o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
• Contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación.
• Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos, según el artículo 1.6.1.4.2 de Decreto 358 de 2020.