Imprimir menos y ahorrar más, un beneficio para las empresas y el medio ambiente

Lexmar presento 5 consejos básicos para imprimir menos y ahorrar más, los cuales no solo contribuirán con el medio ambiente, sino generaran beneficios para las organizaciones en cuanto a productividad,  ahorros en electricidad, uso de papel y compra de insumos, lo cual favorece tanto los flujos de efectivo, como el impacto de su empresa en el medio ambiente, manejo de dispositivos más eficaces y que generen ahorro y eficacia en los procesos. Cada una de las alternativas que presenta Lexmar, generara cambios que a su vez traerán bienestar a la organización, son cinco opciones sencillas y sin mayor complejidad que generaran un bienestar a los bosques, disminuyen la tala de árboles, y disminución de la contaminación que se asocia al proceso de creación de papel; la organización estará generando conciencia en sus públicos internos y externos. Lo aconsejable es; como primera medida se aconseja sacarle el mejor provecho de los equipos, es decir, Instalar los dispositivos de impresión en lugares que permitan tener un volumen de impresión óptimo, pero si su empresa presenta necesidades múltiples (impresión, digitalización, copia, fax), lo aconsejable es consolidarlas en un solo equipo y de alto rendimiento, de esta manera se logra una reducción en el número e equipos y el aumento de la productividad de los usuarios, esto definiendo las necesidades de impresión de cada uno y estableciendo una jerarquía para administrar las políticas que conllevaran a ahorrar

Un segundo consejo es la implementación de políticas y prácticas eficaces, según estadísticas en una empresa de tamaño medio, el promedio de impresión por empleado es de 1,000 páginas, basados en estos datos es importante generar una política de ahorro al momento de imprimir, una de estas políticas puede ser la implementación de impresoras que cuenten con tecnología de ahorro, tales como impresión dúplex o gestión de privilegios de color o prioridad. La administración de los dispositivos de la empresa es otro punto clave, muchas organizaciones no cuentan con un control de consumo, un inventario del uso mensual de los dispositivos, no se tiene idea de los modelos o números de referencia de los insumos, lo cual lleva a perder tiempo en su búsqueda y ordenación, el contar con dispositivos que cuenten con un único proveedor es la solución más optima para esta último punto. El trasformar los procesos de flujo de trabajo en algo mas optimo, pero para esto hay que eliminar las limitaciones del papel, las impresoras multifuncionales ofrecen distintos métodos que permiten mejorar los procesos de gestión de documentos, aumentar la productividad, imprimir menos y ahorrar más. El envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios preimpresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa. Es por eso que se debe establecer un flujo esquematizado de trabajo para evitar duplicidades, atascos y desperdicios

Finalmente la asesoría e profesionales, una asesoría especializada permite a las organizaciones disponer de una amplia gama de garantías extendidas que incluyen tiempos de respuesta adaptables a sus necesidades específicas, la implementación de sistemas de costo por página que incluya todos los elementos -hardware, consumibles, mantenimiento, leasing e incluso servicios de gestión de impresiones- en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página, son soluciones para imprimir menos y ahorrar más. Cada compañía debe considerar el ahorro en impresión dentro de sus operaciones y así ser más eficiente en sus procesos de trabajo y gastos operativos; por ejemplo, elegir impresión en color sólo cuando sea necesario, compartir la información sin necesidad de imprimirla, enviándola por correo electrónico, almacenando la información de manera digital y reciclando papel.