¿Cómo sacar la factura electrónica con la DIAN? Atento, sanciones por no expedirla

Recientemente, Doña Segunda, uno de los piqueteaderos más tradicionales de la ciudad de Bogotá, fue cerrado por tres días por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN, por no expedir la factura electrónica.

Aunque el hecho generó indignación entre cientos de bogotanos, el establecimiento no es el único que ha sido sancionado por las autoridades por no emitir el documento digital. La DIAN señaló que en lo corrido de este año, ha cerrado 24 establecimientos de comercio por no cumplir con la expedición de esta factura, con todos sus requisitos.

Cabe mencionar que la entidad viene reglamentando la facturación electrónica en Colombia desde el año 2019, una medida que es obligatoria y tiene como objetivo ser la evolución de la factura tradicional y un avance para reemplazar el papel.

Según la Dian, “para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, válida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas. Tributariamente, es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios”.

Recuerde que desde el pasado 1 de mayo, todas las ventas de mostrador, deben ser generadas con facturación electrónica o un documento equivalente.

¿Cómo puede facturar electrónicamente?

Si está interesado en facturar electrónicamente, puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones para empezar a generar facturas electrónicas:

• Hacer uso del servicio “Facturación Gratuita DIAN”, un software gratuito dispuesto que cualquier interesado lo desee utilizar. Solo requiere de un dispositivo que tenga acceso a internet.
• Desarrollo propio: para generar facturas electrónicas, puede implementar su propio software de Factura Electrónica, se requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo y programación; para tal fin la DIAN dispone de una “Caja de herramientas” (Paquete de documentación y ejemplos de facturas) con esta información puede implementar un desarrollo propio del software.
• Proveedor Tecnológico: El contribuyente puede contratar los servicios de un Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN.

No obstarte, tenga en cuenta que el servicio de Facturación Gratuito DIAN tiene varias ventajas, por ejemplo, es accesible para cualquier tipo de empresa o negocio, sin importar el tamaño, no requiere adquirir certificado digital de firma para su uso, la DIAN se lo regala.

Así mismo, podrá acceder desde cualquier dispositivo móvil que tenga acceso a internet y dispone de soporte a través de Contact Center.

Recuerde que solo le pueden pedir tres datos para su factura electrónica:

• Nombre o razón social
• Número de la cédula o NIT
• Correo electrónico

¿Qué debe tener la factura electrónica?

De acuerdo con el artículo 617 del Estatuto Tributario, la factura de venta debe incluir obligatoriamente la siguiente información:

• Debe estar denominada expresamente como factura de venta.
• Nombres y apellidos o razón social y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.
• Nombres y apellidos o razón social y NIT del comprador, junto con la discriminación del IVA pagado.
• Número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de factura de venta.
• Fecha de expedición.
• Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados.
• Valor total de la operación.
• Nombre o razón social y NIT del impresor de la factura.
• Debe indicar la calidad de retenedor de impuesto sobre las ventas.

Tenga en cuenta que la factura tradicional desaparecerá de forma gradual en Colombia. Las fechas establecidas por la DIAN para que los establecimientos tengan que iniciar obligatoriamente a emitir la factura electrónica depende de su actividad económica.

Este es el calendario:

• 1 de mayo de 2024: grandes contribuyentes.
• 1 de junio: los declarantes del impuesto sobre la renta que no califiquen como grandes contribuyentes, es decir, pequeñas y medianas empresas, como restaurantes y tiendas de barrio. 
• 1 de julio: la medida aplica para los no declarantes del impuesto sobre la renta y que tampoco sean grandes contribuyentes.
• 1 de agosto al 1° de noviembre: todos los documentos que la DIAN considera como facturas o equivalentes deberán pasar a tener una versión electrónica.

Sanciones por no expedir la factura electrónica

Si no cumple con la obligación de facturar electrónicamente, podrá ser sancionado con multas equivalentes al 5% de sus operaciones registradas, sin que exceda los 950 UVT o el cierre de su establecimiento comercial.