¿Cómo facturar gratuitamente en la DIAN? Guía completa para usar este sistema

La factura electrónica ya es una obligación en el país. La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) venía reglamentando esta facturación en Colombia desde el 2019 y desde el 1 de junio del presente año se estableció que todos los comercios, incluyendo tiendas de barrio y restaurantes, así como declarantes del impuesto sobre la renta que no sean grandes contribuyentes, están obligados a realizar la facturación de forma electrónica.

Según explica la entidad, esta facturación soporta tributariamente las transacciones que se hacen de venta de bienes y servicios. El objetivo principal de esta transición es el de disminuir la evasión fiscal y tener un mayor control y fiscalización tributaria.

Para facilitar este procedimiento, la DIAN ha puesto a su disposición un Software de Facturación Gratuita. Las personas que deseen hacer uso de este servicio solo deberán tener un dispositivo que tenga acceso a internet, así como tener el RUT actualizado para registrarse e iniciar la habilitación del software.

De acuerdo con la DIAN, al momento del registrado, los usuarios contarán con un Kit para facturar electrónicamente gratuito que además del software, contiene un certificado gratuito de firma digital DIAN, con una vigencia de dos años.

El proceso de registro es completamente virtual, ingresando por el ambiente de Habilitación de Factura Electrónica o haciendo clic aquí https://bit.ly/3eIKJ1t. Los interesados podrán realizar el registro como OFE (Facturador empresa o persona).

La DIAN recordó que este software es sin límite de generación y recepción de documentos electrónicos, también, permite consultar en cualquier momento y lugar los documentos electrónicos.

¿Cómo facturar con la DIAN?

Lo primero que se debe hacer es el proceso de registro por el ambiente de Habilitación de Factura Electrónica o en el siguiente enlace https://bit.ly/3eIKJ1t. Allí, las personas deberán seleccionar como modo de operación el software de la DIAN, volver a ingresar por el mismo ambiente y seguir los pasos del siguiente instructivo: Guía de uso Facturación Gratuita DIAN.

En esta guía, encontrarán los siguientes pasados más detallados:

• Ingrese por el portal “Habilitación” y genere el token de acceso
• Formalice el registro dentro del portal dando clic en “Registrar”
• Salga del sistema para que este actualice el cambio
• Vuelva a ingresar al portal “Habilitación” y genere el token de acceso
• Seleccione modo de operación “Software de Factura Electrónica”
• El sistema genera los rangos de prueba automáticamente
• Ha cumplido con el proceso de “Registro

Una vez se encuentren habilitados, deberán seguir los siguientes pasos para comenzar la facturación electrónica con la DIAN:

• Registro + Selección del Modo de operación «Software Gratuito» + Solicitud del certificado digital
• Habilitación Realizar pruebas + Seleccionar fecha de inicio de operación + Actualización RUT
• Solicitar los rangos de numeración de Facturación de Factura Electrónica y de Contingencia
• Asociar prefijos en el ambiente «Facturando Electrónicamente»
• Empezar a facturar electrónicamente

Por último, al estar habilitado como facturador electrónico, y contar con el usuario de Facturación Gratuita DIAN, las personas también tendrán disponible la herramienta ‘Plantillas’, que les permitirá generar facturas electrónicas de forma eficiente. (Descargue aquí el Instructivo).

Requisitos para facturar electrónicamente

Ahora bien, las personas deseen generar facturas electrónicas con software de Proveedor Tecnológico o Desarrollo Propio, deberán tener en cuenta los siguientes requisitos para poder hacerlo y evitar cualquier inconveniente de tipo tecnológico del facturador:

• RUT actualizado: tanto de la empresa (Persona Jurídica) como de los representantes legales (Personas naturales).
• Tener acceso al correo electrónico registrado en el RUT: esto aplica para las empresas como para los representantes legales y personas naturales que facturan directamente.
• Contar con un certificado de firma digital autorizado por la ONAC
• Disponer de un computador y/o dispositivo electrónico con acceso a internet: una vez realizado el registro, para el proceso de habilitación se recomienda hacerlo por medio de un computador, y tener las ventanas emergentes habilitadas en el navegador de internet. (Una vez registrado puede generar sus facturas electrónicas, a través del software gratuito en su celular, tableta o dispositivo electrónico).
• Tener habilitado el instrumento de firma electrónica de la DIAN – IFE para autorizar los rangos de numeración de factura electrónica.

Guía completa Software de Facturación Gratuita DIAN